Transport Médical

Les pages qui suivent sont un guide pour le logiciel de prise d'appel du transport médical.

Alexis travaille en ce moment même sur cette page.
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Démarrer le logiciel de prise d'appel du transport médical

Pour démarrer le logiciel, cliquez sur l'icône « Transport Médical », normalement situé sur le bureau de l'ordinateur.

Si l'icône n'apparaît pas sur le bureau, vous le trouverez dans l'Explorateur Windows sous : C:\Program Files (x86)\Répartition Fraxion\TM\Transport Médical

Cliquez-droit sur le fichier Transport Médical et sélectionnez « Épingler à la barre des tâches ».

Authentification de l'utilisateur

Les utilisateurs peuvent être créés dans le module Gestion utilisateurs de la Répartition. C'est également à cet endroit que les utilisateurs peuvent changer leur mot de passe.

Les mots de passe peuvent être composés de lettres, de chiffres et sont sensibles à la case. Il n'y a pas de nombre minimal ou maximal de caractères pour former un mot de passe.

Écran principal

L'écran principal

L'écran principal est le premier écran lorsqu'un utilisateur entre son code.

Choix de la date

Par défaut la date présentée est la journée même. En cliquant sur l'icône de calendrier , un sélecteur de date s'affiche permettant d'inscrire une date future (maximum 60 jours plus tard que la journée actuelle).

Récurrence

Sélection de la récurrence d'un transport

Si un transport est récurrent, il est possible de saisir les informations une seule fois et générer de multiples occurrences du transport à des dates différentes. En cliquant sur le bouton , une sélection des x prochaines dates de calendrier s'affiche (où x est paramétrable dans les configurations système). Une fois les dates multiples sélectionnées, il est possible d'effacer la sélection à l'aide du bouton ou confirmer avec le bouton . Un message indiquant que plusieurs voyages seront créés s'affiche.

Sélection du client

Un clique sur le bouton ouvre la gestion de la liste des clients. Une fois qu'un client est sélectionné, son nom ainsi que son matricule s'affiche. Une case à cocher permet de spécifier si l'usager fait un aller-retour et dans tel cas une autre case permet d'indiquer que le chauffeur devra attendre l'usager pour son retour.

Sélection d'un accompagnateur

Liste de choix d'accompagnateur pour le client

Un clique sur le bouton permet de sélectionner le type d'accompagnateur.

Une fois un accompagnateur sélectionné, une case à cocher permet de spécifier si l'accompagnateur fait un aller-retour et dans tel cas une autre case permet d'indiquer que le chauffeur devra attendre l'accompagnateur pour son retour

Accompagnateur ajouté

. Il est possible de supprimer l'accompagnateur avec un clique sur

.

Ajout d'accessoires

Ajout d'accessoires pour le transport médical

Afin d'ajouter un ou plusieurs accessoires à un transport, il suffit de cliquer sur la case à cocher correspondant à l'accessoire désiré. La liste des accessoires disponibles varie en fonction des configurations du logiciel.

Sélection de l'origine et de la destination

Sélection de l'origine et de la destination pour le transport médical

Le vert dénote le lieu de départ et le bleu la destination. En saisissant les premières lettres du lieu une liste défilante apparaît avec les résultats correspondants. En la surlignant avec le curseur ou le clavier on confirme la sélection avec un retour à la ligne ou une tabulation (touches clavier). Le champ "Ch/Dep" permet d'entrer des précision telle que le numéro de la chambre ou le département. Une fois le tout conforme, un crochet vert s'affiche.

Sélection de l'agent payeur

En cliquant sur le bouton du lieu d'origine ou de destination, le code de l'établissement se popule dans la section agent payeur.

Sélection de l'heure prévue de départ

Une heure prévue de départ ainsi qu'une heure prévue de retour (lorsqu'applicable) doit être saisie dans un format 24 heures dans la case "Heure prévue".

Documenter l'agent payeur

La section de l'agent payeur contient trois champs à remplir, le code (pré-populé dans la section Sélection de l'agent payeur), le nom de la personne ressources ainsi que sont numéro de téléphone et poste. Une fois rempli, un crochet vert indique que cette section est complète.

Ajout de commentaires

Cette section est optionnelle et permet d'ajouter un commentaire au sujet du transport.

Gestion de la liste des clients

Écran de gestion des clients du transport médical

L'écran permet d'ajouter et modifier des usagers de la liste des clients du transport médical.

Rechercher un client existant

Un clique sur le bouton permet d'effectuer une recherche dans la liste des clients du transport médical. La boîte de saisi de texte à gauche du bouton permet de filtrer la liste avec des mots clés. Une fois le client recherché trouvé, un clique sur permet de ramener les informations du client dans l'écran principal.

Ajout d'un nouveau client

Un clique sur le bouton permet en suite de saisir dans le panneau de droite le titre, le nom ainsi que le numéro de référence du client. Une fois que les informations sont complétées, un clique sur permet de sauvegarder le dossier du client.

Modifier un client existant

En ayant un dossier client sélectionné (les informations sont affichées dans la panneau de droite), il est possible de modifier les informations relatives à ce dossier client et un clique sur le bouton sauvegarde les nouvelles informations.

Écran de répartition

L'écran de répartition

L'écran de répartition permet de visualiser les transports planifiés (présents, passés et futurs).
Il est possible de filtrer par date ou encore d'afficher tous les transports enregistrés dans le système qui n'ont pas été annulés.
Un clique sur le bouton ramène à l'écran de prise d'appel.
Un clique sur le bouton permet d'actualiser les transports affichés.

Item de répartition

Un item de répartition consiste en une activité pour un client. L'information contenu dans l'item inclus : le nom du client, la date du transport, l'heure de départ, l'adresse de départ et de destination, l'information sur l'agent payeur, le numéro de confirmation, un commentaire (s'il y a lieu) ainsi qu'un indicateur d'accompagnateur représenté par l'icône .

Annulation d'un transport

Fenêtre d'annulation d'un transport

Il est possible d'annuler un transport en cliquant sur le bouton d'un item de répartition. La fenêtre d'annulation s'affiche et permet d'indiquer si l'annulation est tardive.

Modification d'un transport

Il est possible de modifier un transport en cliquant sur le bouton d'un item de répartition. Ce faisant, l'écran de prise d'appel s'affiche avec les données du transport sélectionné. À noter qu'il n'est pas possible de modifier plusieurs transports qui auraient été créés avec la fonctionnalité de récurrence. Il faudra alors modifier chaque transport un à la fois.

Assignation d'un transport à une route

Fenêtre d'activités pour la route

Fenêtre d'assignation de la route à un véhicule

Un clique sur ajoute les activités du transport dans l'écran d'assignation de véhicule sur la droite de l'écran. L'ordre des activités peut être changé avec un clique sur ou afin de déplacer une activité vers le bas ou le haut de la liste respectivement. Une fois l'ordre approprié de la route établi, le véhicule assigné doit être saisi sous le libellé "Assigner au véhicule :". Un clique sur permet de créer la route. Un clique sur annule la création de la route.

Visualiser l'historique de répartition

Écran d'historique de répartition

L'écran d'historique de répartition permet de visualiser les transports à venir, en direction du premier arrêt, débutés, terminés et annulés. Les différents statuts sont représentés par des couleurs distinctes tel que .