Répartition/Dossier Client Admin

Le Dossier client admin regroupe vos comptes clients pour faciliter la gestion des transports et de la facturation. Cette option doit être réservée à l'administration. Pour la répartition il y a une section aux options limitée disponible sur la page de prise d'appel.

Pour y accéder, ouvrez Fraxion et à partir du menu principal, sélectionné l'option Dossier client admin: Illustration 1,2 et 3

  Comme vous pouvez le constater, il y a quatre sections et elles sont toutes importantes. Vous devez entrer toutes les informations pour que le dossier client fonctionne. Premièrement, entrer le nom de vos clients dans le rectangle recherche dans la liste et cliquer sur le + vert au bas de la page. Une fois le nom de votre client entrer, compléter les informations dans la deuxième case et sauvegardées en cliquant sur l'icône de disquette.

  La deuxième case: pour un client individuel, entrer le nom du client, le numéro de contrat du client , une personne contact si besoin, son adresse et son téléphone. Entrer la date de début de contrat ainsi que la fin. Si votre client est un organisme tel que la SAAQ, l'aide sociale, CSST ou tout autre organisme avec plusieurs bénéficiaires, vous devez entrer les informations différemment.

Entrer le nom de l'organisme, le numéro de l'organisme, la personne contact sera en général l'agent de l'organisme. L'adresse, téléphone, fax, extension de l'organisme. Entrer la date de l'ouverture de dossier et une fin très éloignée, car il y aura plusieurs bénéficiaires. La case bénéficiaire flexible doit être cocher seulement lorsque vous acceptez que des utilisateurs non mentionnés au contrat puissent utiliser le contrat comme mode de paiement. Tous les utilisateurs autorisés au contrat seront inscrits dans la case suivante (case 3). La case ne pas inclure dans exportation veut simplement dire que lorsque vous ferez votre exportation de fichiers à la fin d'une période donnée ceux que vous aurez coché cette case n'apparaîtront pas dans la liste complète. Nous y reviendrons. Terminé par la sauvegarde des renseignements en cliquant sur l'icône de disquette.

  La troisième case. Lorsque vous avez un seul client dans le contrat, vous devez tout de même compléter cette case. Pour les contrats avec plusieurs utilisateurs vous devez entrer chaque personne autorisée au contrat. Pour ajouter cliquer + vert et pour sauvegarder cliquer l'icône disquette. Si vous voulez enlever un utilisateur du contrat faites-le X rouge. 

  La quatrième case: Les scénarios autorisés. Lorsque vous cliquez sur le + vert vous pouvez ajouter une adresse de départ ou de destination. Lorsque vous entrez des adresses précises, ces scénarios seront fixes. Vous pouvez cochez flexible pour choisir une adresse dans les scénarios autorisés ou que vous entrez. Exemple: Vous partez toujours de la maison, mais votre destination flexible parmi plusieurs adresses inscrite au dossier. Vice versa. La case libre le dit, le client peut aller n'importe où comme adresse de destination. Vous pouvez ajouter des commentaires permanents comme le bénéficiaire est aveugle ou a besoin d'aide pour marcher. Ces commentaires seront toujours permanents au dossier à moins que vous les supprimiez vous-même. Vous pouvez également ajouter un commentaire pour la répartition. Exemple: Vérifier que le transport ne soit pas en retard. Dossier crédit, mais avec compteur. 

Lorsque les courses ont un montant prédéterminé, vous pouvez l'inscrire dans la case montant de la course. Lorsque les courses sont au compteur.

Veuillez sauvegarder l'information entre chaque étape en cliquant sur l'icône de disquette.

Lors de la facturation, cliquer sur liste complète et entrer la période facturable. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs clients. Dans ce tableau, la barre de défilement vous permet d'accéder aux informations suivantes: La date, l'heure, le numéro de client, l'entreprise, le nom du client, l'adresse de départ, adresse de destination, les notes internes, le nom du chauffeur, son numéro de pocket, le numéro de voiture, le montant du taximètre, le pourboire, s'il a fait un no-Load ou un blanc, une remarque et finalement le numéro de dossier du client. C'est à cet endroit que vous apercevrez tous les transports effectuer durant la période sélectionnée. Si vous sélectionnez ne pas inclure dans l'exportation le client ou les clients sélectionnés ne seront plus visible. Pour télécharger le document en format Excel, cliqué sur exporter et il sera sauvegardé dans votre fichier téléchargement.

Afin de voir la partie qui se trouve dans la section répartition cliquer sur le lien suivant: