Transport Médical

Les pages qui suivent sont un guide pour le logiciel de prise d'appel du transport médical.

Démarrer le logiciel de prise d'appel du transport médical Pour démarrer le logiciel, cliquez sur l'icône « Transport Médical », normalement situé sur le bureau de l'ordinateur. Si l'icône n'apparaît pas sur le bureau, vous le trouverez dans l'Explorateur Windows sous : C:\Program Files (x86)\Répartition Fraxion\TM\Transport Médical Cliquez-droit sur le fichier Transport Médical et sélectionnez « Épingler à la barre des tâches ». Authentification de l'utilisateur Les utilisateurs peuvent être créés dans le module Gestion utilisateurs de la Répartition. C'est également à cet endroit que les utilisateurs peuvent changer leur mot de passe. Les mots de passe peuvent être composés de lettres et de chiffres et sont sensibles à la case. Il n'y a pas de nombre minimal ou maximal de caractères pour former un mot de passe. Écran principal L'écran principal L'écran principal est le premier écran lorsqu'un utilisateur entre son code. Choix de la date Par défaut, la date présentée est la journée même. En cliquant sur l'icône de calendrier , un sélecteur de date s'affiche, permettant d'inscrire une date future (maximum 60 jours plus tard que la journée actuelle). Récurrence Sélection de la récurrence d'un transport Si un transport est récurrent, il est possible de saisir les informations une seule fois et générer de multiples occurrences du transport à des dates différentes. En cliquant sur le bouton , une sélection des x prochaines dates de calendrier s'affiche (où x est paramétrable dans les configurations système). Une fois les dates multiples sélectionnées, il est possible d'effacer la sélection à l'aide du bouton ou confirmer avec le bouton . Un message indiquant que plusieurs voyages seront créés s'affiche. Sélection du client Un clique sur le bouton ouvre la gestion de la liste des clients. Une fois qu'un client est sélectionné, son nom ainsi que son matricule s'affiche. Une case à cocher permet de spécifier si l'usager fait un aller-retour et dans tel cas une autre case permet d'indiquer que le chauffeur devra attendre l'usager pour son retour. Sélection d'un accompagnateur Liste de choix d'accompagnateur pour le client Un clique sur le bouton permet de sélectionner le type d'accompagnateur. Une fois un accompagnateur sélectionné, une case à cocher permet de spécifier si l'accompagnateur fait un aller-retour et dans tel cas une autre case permet d'indiquer que le chauffeur devra attendre l'accompagnateur pour son retour Accompagnateur ajouté . Il est possible de supprimer l'accompagnateur avec un clique sur . Ajout d'accessoires Ajout d'accessoires pour le transport médical Afin d'ajouter un ou plusieurs accessoires à un transport, il suffit de cliquer sur la case à cocher correspondant à l'accessoire désiré. La liste des accessoires disponibles varie en fonction des configurations du logiciel. Sélection de l'origine et de la destination Sélection de l'origine et de la destination pour le transport médical Le vert dénote le lieu de départ et le bleu la destination. En saisissant les premières lettres du lieu, une liste défilante apparaît avec les résultats correspondants. En la surlignant avec le curseur ou le clavier, on confirme la sélection avec un retour à la ligne ou une tabulation (touches clavier). Le champ "Ch/Dep" permet d'entrer des précisions telles que le numéro de la chambre ou le département. Une fois le tout conforme, un crochet vert s'affiche. Sélection de l'agent payeur En cliquant sur le bouton du lieu d'origine ou de destination, le code de l'établissement se popule dans la section agent payeur. Sélection de l'heure prévue de départ Une heure prévue de départ ainsi qu'une heure prévue de retour (lorsqu'applicable) doit être saisie dans un format 24 heures dans la case "Heure prévue". Documenter l'agent payeur La section de l'agent payeur contient trois champs à remplir: le code (pré-populé dans la section Sélection de l'agent payeur), le nom de la personne-ressource ainsi que son numéro de téléphone et son poste. Une fois les trois champs remplis, un crochet vert indique que cette section est complète. Ajout de commentaires Cette section est optionnelle et permet d'ajouter un commentaire au sujet du transport. Gestion de la liste des clients Écran de gestion des clients du transport médical L'écran permet d'ajouter et de modifier des usagers de la liste des clients du transport médical. Rechercher un client existant Un clique sur le bouton permet d'effectuer une recherche dans la liste des clients du transport médical. La boîte de saisi de texte à gauche du bouton permet de filtrer la liste avec des mots-clés. Une fois le client recherché trouvé, un clique sur permet de ramener les informations du client dans l'écran principal. Ajout d'un nouveau client Un clique sur le bouton permet ensuite de saisir dans le panneau de droite le titre, le nom ainsi que le numéro de référence du client. Une fois que les informations sont complétées, un clique sur permet de sauvegarder le dossier du client. Modifier un client existant En ayant un dossier client sélectionné (les informations sont affichées dans la panneau de droite), il est possible de modifier les informations relatives à ce dossier client et un clique sur le bouton sauvegarde les nouvelles informations. Écran de répartition L'écran de répartition L'écran de répartition permet de visualiser les transports planifiés (présents, passés et futurs). Il est possible de filtrer par date ou encore d'afficher tous les transports enregistrés dans le système qui n'ont pas été annulés. Un clique sur le bouton ramène à l'écran de prise d'appel. Un clique sur le bouton permet d'actualiser les transports affichés. Item de répartition Un item de répartition consiste en une activité pour un client. L'information contenue dans l'item inclut : le nom du client, la date du transport, l'heure de départ, l'adresse de départ et de destination, l'information sur l'agent payeur, le numéro de confirmation, un commentaire (s'il y a lieu) ainsi qu'un indicateur d'accompagnateur représenté par l'icône . Annulation d'un transport Fenêtre d'annulation d'un transport Il est possible d'annuler un transport en cliquant sur le bouton d'un item de répartition. La fenêtre d'annulation s'affiche et permet d'indiquer si l'annulation est tardive. Modification d'un transport Il est possible de modifier un transport en cliquant sur le bouton d'un item de répartition. Ce faisant, l'écran de prise d'appel s'affiche avec les données du transport sélectionné. À noter qu'il n'est pas possible de modifier plusieurs transports qui auraient été créés avec la fonctionnalité de récurrence. Il faudra alors modifier chaque transport un à la fois. Assignation d'un transport à une route Fenêtre d'activités pour la route Fenêtre d'assignation de la route à un véhicule Un clique sur ajoute les activités du transport dans l'écran d'assignation de véhicule sur la droite de l'écran. L'ordre des activités peut être changé avec un clique sur ou afin de déplacer une activité vers le bas ou le haut de la liste respectivement. Une fois l'ordre approprié de la route établi, le véhicule assigné doit être saisi sous le libellé "Assigner au véhicule :". Un clique sur permet de créer la route. Un clique sur annule la création de la route. Visualiser l'historique de répartition Écran d'historique de répartition L'écran d'historique de répartition permet de visualiser les transports à venir, en direction du premier arrêt, débutés, terminés et annulés. Les différents statuts sont représentés par des couleurs distinctes tel que . Un clic double sur un transport dans l'historique de répartition permet d'afficher le détail de ce transport. Visualiser le détail d'un transport réparti Détail d'un transport dans l'historique de répartition Le détail d'un transport réparti fournit des informations supplémentaires sur la route, le véhicule assigné, le chauffeur du véhicule, le créateur de la route, le tarif et le statut de la route. Un clic sur permet de dissocier la route du véhicule et ainsi de la remettre dans l'écran de répartition. Un clic sur permet d'annuler le transport. Un clic sur permet de rafraîchir les informations contenues dans le détail du tranport. Un clic sur permet de fermer la fenêtre de détail d'un tranport. Gestion des commerces Fenêtre de gestion des commerces L'écran de gestion des commerces permet l'ajout de points de départ ou d'arrivée pour les routes. Création d'un commerce Un clique sur le bouton affiche la fiche vide dans le panneau de droite. Il est possible de documenter le nom, le numéro civique, la rue, la ville, le téléphone, le code d'agent payeur, une note permanente, la latitude et la longitude. La case à cocher "Actif" permet d'activer ou de désactiver ce commerce; la case "Est un agent payeur seulement" signifie que ce commerce n'est pas disponible pour les déplacements, mais seulement comme agent payeur. Une fois la fiche complétée, un clic sur le bouton permet de sauvegarder le commerce. Modification d'un commerce Lorsqu'un commerce est sélectionné dans la liste défilante de gauche, ses informations s'affichent dans le panneau de droite. Il est possible de modifier les informations et une fois les changements confirmés, un clic sur le bouton permet de compléter l'enregistrement. Supression d'un commerce Il n'est pas possible de supprimer un commerce, sauf en le rendant inactif (décocher la case "Actif"). Dès lors, il ne pourra plus être utilisé. Envoi de messages Fenêtre d'envoi de messages La fenêtre d'envoi de messages permet de transmettre une note à un véhicule. Une liste déroulante permet de choisir un des véhicules disponibles. La zone de texte "Mémo:" permet de saisir le message à envoyer au chauffeur du véhicule. Une fois le message complet, un clic sur le bouton permet d'acheminer le message au destinataire. Gestion des factures Écran de gestion de facturation Sélecteur de date L'écran de gestion de la facturation permet de visualiser les factures générées précédemment ainsi que de générer des factures pour une plage de date donnée. Les factures sont générées en format .xls En cliquant sur l'icône de calendrier sous "Du:", "Au:" et "Date de la facture", un sélecteur de date s'affiche permettant d'inscrire des dates de transport. Un clic sur le bouton génère les factures pour la période sélectionnée. Le bouton permet d'ouvrir le dossier contenant les factures générées. Un clic sur le titre d'une facture permet de l'ouvrir dans Excel. Le bouton permet de rafraîchir la liste des factures. Recherche de transport Fenêtre de recherche de transport Un clic sur le bouton permet d'ouvrir la fenêtre de recherche de transport. En entrant un numéro de transport valide, le détail du transport s'affiche.